Cara membuat email khusus PNS. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi
telah menindaklanjuti Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025
dengan salah satu program percepatan reformasi birokrasi di bidang tata
laksana yaitu pengembangan sistem elektronik pemerintah (
e-government).
Proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi ini diharapkan akan meningkatkan
efisiensi dan efektifitas serta meningkatkan kinerja instansi
pemerintah.
Pada saat ini seluruh instansi pemerintah telah memanfaaatkan teknologi
informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam tugas dan fungsinya.
Namun demikian, masih banyak ditemukan pegawai/pejabat yang menggunakan
email nonpemerintah sebagai alat komunikasi persuratan elektronik dalam
kegiatan kedinasan, bahkan yang dimiliki oleh pihak asing. Hal ini
dirasakan beresiko dan tidak aman dalam konteks kerahasiaan data dan
informasi negara. Oleh karena itu, perlu diupayakan suatu langkah
strategis dengan menyediakan email resmi pemerintah sebagai alat
komunikasi persuratan elektronik kegiatan kedinasan yang diberikan bagi
PNS di seluruh Indonesia. Tujuan penggunaan pnsmail adalah untuk mewujudkan birolrasi modern dengan komunikasi yang cepat, efektif, efesian dan aman di lingkungan instansi pemerintah
Berdasarkan pertimbangan itulah pemerintah melalui Menpan RB mengeluarkan Surat Edaran MENPAN-RB No. 06 Tahun 2013 tanggal 27 Mei 2013. Surat Edaran itu berisi tentang keharusan semua PNS menggunakan PNSMail pada kegiatan persuratan elektronik dalam urusan kedinasan. Ketentuan ini mulai berlaku 1 Januari 2014. Jadi seluruh PNS wajib menggunakan
Email resmi pemerintah yang khusus diperuntukkan bagi PNS sebagai alat komunikasi dalam urusan kedinasan, yang bernama
PNS Mail. Ke depan penggunaan email gmail, yahoo dan lainnya untuk urusan kedinasan dilarang. Ini bertujuan untuk menekan potensi kebocoran dokumen kedinasan, demikian menurut pernyataan Menpan-RB Azwar Abubakar.
Keunggulan PNS Mail
Di antara fasilitas yang disiapkan adalah kapasitas penyimpanan mulai
dari 1 GB dan bisa diperbanyak lagi sesuai dengan kebutuhan. Memiliki
sistem portal email untuk menerima email eksternal (di luar domain
pnsmail.go.id). Lalu memiliki proteksi virus, spam, dan sejenisnya.
Menpan RB Azwar Abubakar mengatakan email khusus kedinasan ini juga dapat diakses melalui
PDA, Tablet, dan Ponsel. Lebih lanjut Azwar menuturkan, PNS yang menggunakan email
resmi ini harus membuat user name sesuai dengan nama asli. Misalnya ada
PNS bernama Muhamad Amin, dianjurkan menggunakan email dengan user
name: muhamad.amin@pnsmail.go.id. Azwar mengatakan sistem email
kedinasan ini sudah di-setting tidak bisa melayani penggunaan nama yang
aneh-aneh. Seorang PNS, kata dia, hanya bisa mendaftar satu user name.
Diantara data yang dibutuhkan dalam registrasi adalah, nama lengkap,
tempat instansi bekerja, alamat instansi, nomor HP, alamat email aktif yang sudah dimiliki dan tidak
ketinggalan NIP (nomor induk pegawai). Informasi lebih lanjut tentang
email kedinasan ini bisa ditanyakan langsung ke
admin@pnsmail.go.id.
Cara Membuat Email PNS Mail
Untuk membuat email pns mail cukup mudah seperti ketika anda membuat email di gmail ataupun yahoo mail.
Pertama kunjungi situs resmi pnsmail,
www.pnsmail.go.id
selanjutnya klik tombol
daftar di kanan atas
dan isilah form pendaftaran dengan teliti dan benar, dan setelah semua terisi dengan benar klik Tombol
Daftar. Form yang perlu anda isi tampak seperti pada gambar berikut.
Simpan data-data yang sudah anda tuliskan pada form diatas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, anda harus memiliki email yang masih aktif( yang anda isikan di form email). Setelah anda mendaftar Anda masih harus menunggu akun anda diaktivasi. Ini akan memakan waktu beberapa hari karena pendafataran anda akan diteliti kebenarannya, pengalaman saya menunggu aktifasi satu minggu. Pemberitahuan aktifasi akun pnsmail akan dikirim melalui email gmail/yahoo yang anda daftarkan. Anda akan menerima pemberitahuan dari admin pnsmail sbb: "Akun email anda sudah bisa digunakan.silahkan login dengan username dan password yang telah anda buat....."
Berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah, server milik pemerintah yang sering mengalami down saat diakses beramai-ramai dari seluruh persada nusantara, maka alangkah baiknya jika anda sebagai PNS segera mendaftarkan diri lebih awal.
Ke depan penggunaan email dalam urusan kedinasan barangkali akan makin sering dan semakin penting, mengingat pemerintah dewasa ini mulai melakukan peningkatan efesiensi dalam pendataan, sebut saja EDS, Dapodik dan terakhir verval NUPTK dilingkungan Kemdikbud, semuanya dilakukan secara digital.